6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất

6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất

  • Admin
  • 01-07-2021
  • 20 view
Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. Chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác.Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.

Trình bày nội dung rõ ràng, cụ thể

Hãy cố gắng sắp xếp và trình bày những nội dung mình muốn theo thứ tự một cách rõ ràng, cụ thể đưa ra những thông tin có liên quan và liên kết chặt chẽ. Ví dụ, có rất nhiều email gửi đến tôi nhờ tôi kiểm tra thử chương trình mới đưa ra nhưng lại không đính kèm link dẫn đến chương trình đó. Con người luôn bận rộn và không có thời gian. Vì vậy hãy cố gắng làm cho nó dễ dàng được tiếp nhận hơn.

6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất
Trình bày nội dung rõ ràng, cụ thể

Quản lý email chặt chẽ

Điều này thể hiện sự tôn trọng và tự tôn trọng mình. Nếu bạn không thể kiểm soát tốt email của mình, chắc chắn các bạn sẽ không thể đòi hỏi người khác trả lời kịp thời như mình mong muốn. Khi gửi thư đi, hãy kiểm tra xem có sai sót gì không và nó đã chắc đến tay người đọc. Cũng như bạn hãy cố gắng trả lời nhanh, tích cực những email của người khác. Đó là cách giúp họ tôn trọng bạn và sẽ làm điều tương tự với bạn.

6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất
Quản lý email chặt chẽ

Gửi email đúng thời điểm

Lựa chọn thời điểm để gửi email cũng là một trong những yếu tố khá quan trọng bạn cần phải cân nhắc. Điều này phụ thuộc vào mục đích mà bạn muốn đạt được. Để tránh email bị thất lạc, bị bỏ qua hãy chú ý đến vấn đề này. Ví dụ, thứ 2 đầu tuần luôn là thời điểm bận rộn và có khá nhiều thứ cần giải quyết vậy nên việc bỏ lỡ email của bạn là điều rất dễ dàng. Hãy lựa chọn thời điểm thông minh nhất để đem lại hiệu quả tốt nhất cho mình.

6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất
Gửi email đúng thời điểm

Đừng gửi email ngay lập tức

Nếu bạn chuẩn bị gửi một email quan trọng thì việc nên làm là đừng bao giờ ấn "send" ngay lập tức. Hãy dành một ít thời gian để đọc qua nó một vài lượt. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra những lỗi sai, hay thiếu sót trước khi đến với người đọc và khiến họ khó chịu. 

6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất
Đừng gửi email ngay lập tức

Tối ưu hóa câu chủ đề

Câu chủ đề là ấn tượng đầu tiên đập vào mắt người đọc. Nó sẽ quyết định xem người ta có muốn đọc nó hay không, đọc trước hay đọc sau, đọc kỹ hay là đọc sơ lược. Viết một câu chủ đề thật sự có ý nghĩa, tóm gọn được nội dung, thông điệp mà bạn muốn gửi.

6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất
Tối ưu hóa câu chủ đề

Độ dài của email vừa phải

Việc viết một email quá dài dòng nhưng gần như không diễn tả hết ý là một điều hết sức sai lầm. Khi nhận một email như thế, tôi cá rằng bạn sẽ cảm thấy rất ngán ngẩm và không muốn đọc nó. Hãy cố gắng viết một email ngắn gọn, súc tích và đầy đủ nội dung chính cần trình bày. Điều này sẽ giúp người đọc dễ dàng chú ý trọng tâm, giải quyết nhanh gọn và phản hồi cho bạn.

6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất
Độ dài của email vừa phải

Hi vọng những quy tắc trên có thể giúp ích cho bạn nhiều hơn trong học tập, công việc.

Trên đây là tất cả những gì có trong 6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất mà chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn. Bạn ấn tượng với điều gì nhất trong số đó? Liệu chúng tôi có bỏ sót điều gì nữa không? Nếu bạn có ý kiến về 6 Quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất, hãy cho chúng tôi biết ở phần bình luận bên dưới. Hoặc nếu thấy bài viết này hay và bổ ích, xin đừng quên chia sẻ nó đến những người khác.

Facebook
Bạn cần đưa danh sách của mình lên bdfgroup.org? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ đăng bài viết!
05 Comments
Emilly Blunt

December 4, 2017 at 3:12 pm

Never say goodbye till the end comes!

Emilly Blunt

December 4, 2017 at 3:12 pm

Never say goodbye till the end comes!

Post Comment

(*) Lưu ý:
+ 1: Bạn phải sử dụng email thật, một email xác thực sẽ được gửi đi sau khi bạn gửi comment để xác nhận bạn không phải là người máy. Nếu bạn không xác nhận email, comment của bạn CHẮC CHẮN sẽ không được duyệt.
+ 2: Bạn chỉ cần xác thực email cho lần đầu tiên, những lần sau sẽ không cần xác thực
+ 3: Chúng tôi sẽ không hiển thị công cộng email của bạn